Mary Tichelaar

Freelance partner in processen & operations

Maak je bedrijf makkelijker te runnen.

Mary Tichelaar, lachend, zittend tegen een rotswand buiten
Dat ben ik. Eerst “waarom?”, dan pas “hoe?”

Hoi, ik ben Mary. Ik help ondernemers eerlijk te kijken naar hoe hun bedrijf echt draait, het “zo doen we het nu eenmaal” ter discussie te stellen en de processen erachter opnieuw in te richten. Soms is automatisering het antwoord. Vaak is het eenvoudiger dan dat.

Heb je al een VA of assistent? Mooi. Hun tijd is te waardevol voor kopiëren en plakken. Laten we die vrijmaken voor het werk dat echt om hen vraagt.

Ontdek wat soepeler kan Bekijk waarmee ik kan helpen
Eén leveranciersfactuur, op twee manieren afgehandeld.

Met de hand

7 stappen, 4 tools en het geheugen van één persoon

  1. De factuur in de inbox opmerkenE-mail
  2. De pdf downloadenE-mail
  3. Een nieuwe naam geven welk format ook alweer?Bureaublad
  4. De juiste map zoekenDrive
  5. Het bedrag in het overzicht typen twee keer getyptSheet
  6. Afwijkingen doorgeven aan de ondernemerChat
  7. Onthouden te checken of hij betaald is alles in één hoofdGeheugen

Slim ingericht

5 stappen, en één vraagt om een mens

  1. Geautomatiseerd: Factuur herkend zodra hij binnenkomt
  2. Geautomatiseerd: Consequent benoemd en in de juiste map gezet
  3. Geautomatiseerd: Leverancier, datum en bedrag toegevoegd aan het overzicht
  4. Een mens beslist: Iets ongebruikelijks? Je VA kijkt even mee
  5. Geautomatiseerd: Betaalherinnering ingepland
  • Met de hand
  • Door het systeem
  • Een mens beslist

Wat anders kan

Je mensen hebben het druk. Maar is al dat werk echt mensenwerk?

De meeste van deze klussen zijn nodig. De vraag is of een mens elke stap moet doen, elke keer weer, uit het hoofd.

Hieronder vind je vijf alledaagse situaties en hoe het ook anders kan. Sommige stappen worden geautomatiseerd, sommige eenvoudiger of geschrapt, en wat om oordeelsvermogen vraagt blijft mensenwerk. Het zijn typische situaties, geen verhalen van specifieke klanten.

  • Facturen van deze week hernoemen + opslaan
  • Nieuwe aanvragen in het CRM zetten
  • Sam achter het contract aan!!
  • Overzicht bijwerken (alweer)
Elk klusje is zo gedaan. Samen tikt het flink aan.

Het factuurritueel op maandagochtend

Stel je een boekhouder voor die elke maandagochtend in de inbox zit: facturen downloaden, ze een voor een hernoemen, opslaan en de bedragen overtypen in een spreadsheet.

Het is zorgvuldig werk. Het is ook precies hetzelfde werk, elke week weer.

Hoe het ook kan

  1. Geautomatiseerd: Relevante facturen eruit gepikt zodra ze binnenkomen
  2. Geautomatiseerd: Bestanden elke keer op dezelfde manier benoemd en opgeslagen
  3. Geautomatiseerd: Belangrijkste gegevens toegevoegd aan het overzicht
  4. Een mens beslist: Wat onduidelijk is, gaat naar de boekhouder ter controle

De boekhouder keurt nog steeds betalingen goed en handelt vragen van leveranciers af. Alleen hoeft die geen archiefkast meer te zijn.

Downloads

  • factuur.pdf
  • factuur (1).pdf
  • Scan_20260302_0931.pdf
  • INV-0042 DEFINITIEF.pdf
  • factuur-kopie-v2-DEZE-GEBRUIKEN.pdf
  • Naamloze bijlage.pdf
  • factuur (2).pdf

Financiën › Facturen › 2026 › Maart

  • 2026-03-02 Acme Supplies INV-0042.pdf Verwerkt
  • 2026-03-03 Northwind Print INV-1187.pdf Verwerkt
  • 2026-03-03 Studio Lumen 2026-031.pdf Verwerkt
  • 2026-03-04 Bright Hosting 88213.pdf Even checken
Dezelfde facturen, voor en na een eenvoudige werkwijze voor benoemen en opslaan. De vreemde eend in de bijt wordt gemarkeerd voor een mens.

De aanvraag die stil viel

Stel je een coach voor bij wie het contactformulier in een gedeelde inbox belandt. Iemand zet elke aanvraag over in het CRM, seint het team in en probeert eraan te denken om op te volgen.

De meeste weken gaat dat goed. De week dat iemand op vakantie is, vallen er twee goede leads stil.

Hoe het ook kan

  1. Geautomatiseerd: Elke aanvraag gaat direct het CRM in
  2. Geautomatiseerd: Gecontroleerd op dubbele en ontbrekende gegevens
  3. Geautomatiseerd: De juiste persoon krijgt een seintje, met een herinnering om op te volgen
  4. Een mens beslist: Past dit bij ons? Een mens beslist

Het eerste echte gesprek blijft mensenwerk. De administratie eromheen hoeft dat niet te zijn.

Dezelfde klusjes, bij elke nieuwe klant

Stel je een klein bureau voor waar elke nieuwe klant dezelfde handvol klusjes betekent: een welkomstmail, een map, een contract gekopieerd van de vorige keer, een projectbord, een berichtje aan het team.

Niets ervan is moeilijk. Alles hangt af van iemand die eraan denkt.

Hoe het ook kan

  1. Geautomatiseerd: Een getekende overeenkomst zet alles in gang
  2. Geautomatiseerd: Mappen, documenten en project aangemaakt vanuit sjablonen
  3. Geautomatiseerd: Standaardtaken toegewezen en het team op de hoogte
  4. Een mens beslist: Het persoonlijke welkom en de kick-off blijven bij jou

De relatie is van jou. De rest kan zichzelf regelen.

Vrijdagmiddag, kwijt aan exports

Stel je een ondernemer voor die elke vrijdagmiddag cijfers uit drie tools in één spreadsheet zet, de opmaak herstelt en dezelfde grafiek opnieuw bouwt.

Als het klaar is, is er geen energie meer over om echt na te denken over wat de cijfers zeggen.

Hoe het ook kan

  1. Geautomatiseerd: Cijfers volgens een vast schema uit elke tool opgehaald
  2. Geautomatiseerd: Één dashboard, met elke week dezelfde definities
  3. Geautomatiseerd: Gedeeld met de mensen die het nodig hebben
  4. Een mens beslist: De cijfers lezen en beslissen wat je doet

Vrijdag is weer voor nadenken, niet voor overtypen.

Wat gaat er volgende week live?

Stel je een contentkalender voor in een spreadsheet, concepten in losse documenten, akkoorden via e-mail en herinneringen in iemands hoofd.

Iedereen heeft het druk, en niemand weet precies wat er volgende week live gaat.

Hoe het ook kan

  1. Geautomatiseerd: Één plek laat zien waar elk stuk staat
  2. Een mens beslist: Wie akkoord geeft, hoort het zodra iets klaar is
  3. Geautomatiseerd: Kalender en taken passen zich aan als de status verandert
  4. Geautomatiseerd: Publicatieherinneringen gaan op tijd de deur uit

Ideeën, schrijfwerk en het laatste ja blijven bij je mensen.

Mary Tichelaar, lachend, zittend op een rots met haar armen om haar knieën

Over mij

Ik ben degene die vraagt waarom die spreadsheet bestaat.

Ik ben Mary Tichelaar, freelance specialist in processen en operations. Mijn werk zit tussen hoe een bedrijf dagelijks draait en de tools waarop het draait.

Ik duik samen met jou in je organisatie, volg het werk langs elke overdracht en stel veel vragen. Veel bedrijven hebben een vast idee over hoe iets moet. Dat idee daag ik respectvol uit voordat ik iets optimaliseer of automatiseer. Niet om moeilijk te doen, maar omdat “zo hebben we het altijd gedaan” vaak precies is waar de grootste verbeteringen zitten.

Daarna ga ik zelf aan de slag: ik ontwerp de verbetering, bouw die en blijf betrokken tot het in de praktijk werkt. Ik schrap liever een stap dan dat ik hem automatiseer, en ik bouw liever iets wat je team echt gebruikt dan iets indrukwekkends dat ongebruikt blijft liggen.

Zeg hoi op LinkedIn

  • 1 Eerst bevragen, dan pas veranderen
  • 2 De eenvoudigste oplossing die werkt
  • 3 Gebouwd om te gebruiken, vastgelegd om te bewaren
  • 4 Mensen beslissen; systemen herhalen

Samenwerken

Begin klein, of begin met het hele plaatje.

Meestal begint het met één specifiek probleem. Ik begin niet bij tools: ik begin bij hoe je bedrijf draait, en verbeter dat. Automatisering is een manier om daar te komen, niet het doel.

En AI? Die gebruik ik waar het echt helpt, bijvoorbeeld om gegevens uit een document te halen, en altijd met een moment waarop een mens het resultaat kan controleren.

  1. Één taak

    Kansen in kaart brengen

    We kijken samen naar één repetitieve taak of werkwijze en bepalen wat eenvoudiger kan, wat geautomatiseerd kan en wat beter zo blijft.

    Vaak: de terugkerende taken van je assistent, een proces dat nergens is opgeschreven, een “waarom doen we dit zo?”-check.

  2. Één probleem

    Een specifiek probleem oplossen

    Een afgebakende verbetering, gebouwd en werkend, niet alleen geadviseerd.

    Vaak: facturen en documenten archiveren, leads vastleggen en opvolgen, klant-onboarding, een dashboard of automatische rapportage, een websiteformulier dat je CRM vult.

  3. Samenhangende processen

    Het grotere geheel verbeteren

    Een blik op hoe je processen, mensen en tools in elkaar grijpen, zodat je operations als één geheel voelen in plaats van een lappendeken.

    Vaak: overdrachten tussen sales, uitvoering en administratie, tools die niet met elkaar praten, werkinstructies, rapportages waarop je kunt vertrouwen.

  4. Doorlopend

    Doorlopende ondersteuning

    Blijven bijschaven terwijl je bedrijf verandert en groeit.

    Vaak: werkwijzen en automatiseringen bijstellen, nieuwe processen als het team groeit, documentatie actueel houden.

Vragen

Wat mensen me vaak vragen.

Zit je met iets anders? Vraag het gewoon.

Moet ik weten welke tools of automatiseringen ik nodig heb?

Nee hoor. Eerlijk gezegd is het vaak beter als je dat nog niet hebt besloten. Vertel me wat je irriteert of je week opslokt. De oplossing bedenken is mijn deel.

Bouw je gewoon wat ik vraag?

Ik luister, en daarna vraag ik waarschijnlijk een paar keer “waarom?”. Niet om lastig te zijn! Soms is er een eenvoudigere manier om hetzelfde te bereiken. En soms is jouw idee precies goed, en dan bouw ik het gewoon.

Kun je werken met de tools die ik al gebruik?

Meestal wel, en ik begin daar veel liever dan dat ik je iets nieuws aanpraat. Sommige tools werken prima samen en andere echt niet, dus ik vertel je eerlijk wat er met jouw opzet haalbaar is.

Ik heb al een VA. Kun je dan nog helpen?

Ja, graag zelfs! Je VA weet precies waar het repetitieve werk zit. Samen zoeken we uit welke stukken een systeem kan overnemen, zodat je VA tijd terugkrijgt voor het werk dat echt om hen vraagt.

Moet alles geautomatiseerd worden?

Nee, en ik zou me een beetje zorgen maken als iemand je dat vertelt. Sommige stappen kun je beter gewoon schrappen. Andere vragen om een mens, omdat er oordeelsvermogen of een relatie bij komt kijken. Uitzoeken wat wat is, is het halve werk.

Kun je dashboards bouwen?

Ja. Een typisch voorbeeld: een ondernemer opent elke maandag vier verschillende tools om één vraag te beantwoorden: “hoe gaat de verkoop?”. In plaats daarvan komt er één pagina die de cijfers ’s nachts ophaalt, elke week dezelfde definities gebruikt en laat zien wat er veranderd is. De maandag begint met het antwoord in plaats van met exports.

En websites?

Die ook, het liefst gekoppeld aan de rest van je bedrijf. Een contactformulier dat direct in je CRM belandt en de juiste persoon een seintje geeft, is meer waard dan een mooie pagina die mails het niets in stuurt.

Mijn processen zijn een rommeltje en niets staat op papier. Is dat een probleem?

Helemaal niet. Zo gaat het bij de meeste bedrijven, eerlijk gezegd. We zoeken eerst uit hoe het echt werkt, rommel en al. De betere versie opschrijven hoort bij het werk.

Werk met mij

Zin om samen te werken?

Ik hoor graag waarmee je hulp kunt gebruiken. Een paar regels is genoeg: wat te veel tijd kost, wat steeds misgaat, of wat je graag ingericht wilt hebben.

Let op: dit formulier is nog niet gekoppeld. Mail of LinkedIn werken intussen wel.

Bijvoorbeeld: “Onze klant-onboarding is één groot kopieer-en-plakwerk” of “Ik wil op één plek zien hoe de verkoop gaat.”