Echt project
Maandelijkse factuurcontrole, geautomatiseerd
Elke maand zet een nieuwe sheet klaar welke facturen er verwacht worden. Mails met facturen worden automatisch verwerkt, en een dashboard laat zien wat er ontbreekt.
~90% minder tijd aan de maandelijkse controle
Tools
- Google Sheets
- Gmail
- Google Apps Script
- Claude
Hoe het ging
Elke maand werd met de hand een nieuwe lijst gemaakt van de facturen die binnen moesten komen, op basis van het werk dat liep. Daarna werd elke binnengekomen factuur regel voor regel tegen die lijst gelegd. Dat kostte uren, er glipte makkelijk iets doorheen, en het was lastig te zien of de verwachte inkomsten ook echt binnen waren.
Wat ik bouwde
- Geautomatiseerd: Aan het begin van elke maand wordt automatisch een nieuwe sheet aangemaakt
- Geautomatiseerd: Daarin staat welke facturen er verwacht worden, op basis van het werk dat loopt
- Geautomatiseerd: Elke mail met een factuur wordt verwerkt in de sheet
- Geautomatiseerd: Een dashboard laat zien welke facturen ontbreken, en of de verwachte inkomsten kloppen met wat er echt binnenkwam
- Een mens beslist: Alleen de uitzonderingen worden nog door een mens gecontroleerd
Hoe het samenwerkt
- Lopend werk
- Elke maand een nieuwe sheet
- Mails met facturen verwerkt
- Dashboard: ontbrekende facturen en verwacht tegenover werkelijk
- Een mens checkt de uitzonderingen
Het resultaat
De handmatige controle gaat nu alleen nog over de uitzonderingen die echt een mens nodig hebben. Dat kost ongeveer 10% van de tijd van vroeger, scheelt elke maand vele uren, en laat in één oogopslag zien of de inkomsten kloppen met wat er verwacht werd.
Iets vergelijkbaars in jouw bedrijf?
Vertel me waar het werk vastloopt. In een gratis gesprek van 30 minuten kijken we of het eenvoudiger kan, en wat daarvoor nodig is.
Plan een gratis gesprek van 30 minuten of mail hello@marytichelaar.com
Volgend projectEen inschrijfpagina die zelf de opvolging doet